Le rôle de l’office manager est de décharger le directeur général de son travail afin qu’il puisse se consacrer pleinement à ses tâches commerciales et administratives. Il est responsable du fonctionnement normal, de la coordination et de la supervision du bureau. Il peut être rattaché à d’autres administrateurs comme à d’autres divisions au sein d’une même société. Sa gestion est centrée sur l’administration, les ressources humaines et la comptabilité.

Quel est son activité ?

Les gestionnaires de bureau travaillent principalement dans de petites structures, cumulant les fonctions d’assistant administratif principal et de responsable administratif, à savoir :

Le Responsable de la Structure Adjointe est responsable de toutes les opérations administratives : traitement du courrier, organisation des ordres du jour et des réunions, préparation des commandes de fournitures de bureau, organisation et gestion des recrutements.

Les chefs de bureau filtrent toutes les entrées (téléphone ou courrier) pour leurs superviseurs.

Il rédige des résumés et des rapports.

Il rédige et soumet également des rapports et des évaluations.

Les gestionnaires de bureau peuvent gérer les budgets et gérer les comptes. Il assure la communication entre le PDG et ses différents interlocuteurs internes et gère la communication externe.

Comment se passe une journée dans la peau d’un office manager.

La particularité de ce poste est que l’office manager n’a pas de journée type, il travaille en fonction du quotidien et des priorités et urgences de chacun. Ses journées étaient très différentes des autres. La notion de priorités doit être mise en avant car les office managers ont de nombreuses tâches importantes à gérer et doivent savoir gérer vos priorités afin d’organiser votre journée à la satisfaction de tous.

Le point commun à la journée d’un directeur de bureau est le bien-être et l’amélioration du travail d’équipe de tous ses employés.

Pourquoi recruter un office manager ?

Même si le métier d’office manager n’est pas encore répandu en France, son importance dans les équipes reste intacte.

Voici les principaux avantages d’avoir un office manager dans votre équipe :

• c’est un acteur important de la bonne coordination des affaires ;
• Il détermine souvent l’ambiance voire la motivation de l’équipe de l’entreprise ;
• Il fournit à la direction des commentaires et des rapports de très haute qualité sur les employés;
• Faciliter l’intégration et la formation des nouveaux collaborateurs.

Quelle formation pour être office manager ?

Les professions d’office manager exigeantes ne reçoivent pas leur propre formation. Pour pouvoir occuper ce poste, vous pouvez effectuer un stage BTS, un baccalauréat en administration des affaires ou un stage BTS pour les petites entreprises. D’autres diplômes de gestion ou de commerce peuvent être compatibles avec des postes. Une expérience en aide à la gestion peut également ouvrir la voie à ce poste.

Les universités ne le proposent pas, mais certaines écoles professionnelles proposent une formation spécifique à ce poste. Ceux-ci peuvent être suivis en face à face ou à distance. Cette formation est dispensée par des gens d’affaires et permet d’intégrer des expériences acquises principalement dans des domaines similaires. Ces formations s’appuient notamment sur des études de cas pratiques visant à aider les candidats à faire face à des situations nouvelles et complexes.